このコロナ禍の中、また社会の高度情報化が進む中、会社情報の共有化や社内コミュニケーションがますます重要になってきます。

そのため最新のIT技術を駆使したさまざまなオンラインツールを使うことで、仕事の見える化や社員並びにお客様とのコミュニケーションの促進、無駄の排除、下記でも紹介しますが、オンライン会議ツールを利用すれば交通費の節約にもなりますし、業務の一元管理やコスト削減、情報共有ができるようになります。

オンライン会議促進のためのツール

セミナーや会議をオンラインで開催できるツールといえば、Zoomが有名です。一番使われているといっても差し支えないでしょう。Zoomはパーソナルミーティングであれば最大40分のグループミーティング(1回のみでその後有料版の利用を勧められます)、1対1のミーティング無制限(1回のミーティングにつき30時間の時間制限あり)で使えます。またミーティングの録画も可能です。しかしミーティングなどは小規模チームで行う場合が多いので、有料版(2,000円/月/ライセンス)の利用をおすすめします。このプランの場合、グループミーティングは無制限です。

ただ、Zoomはセキュリティー問題やシステム障害があったりと企業によっては使うことが禁止されています。

自社でオンライン会議を開催する場合に、相手側にZoomは断れることも多く、以下の2つの利用を勧められます。

それはGoogle MeetsMicrosoft Teamsです。この2つを利用される企業が多いです。

Google Meetsはその名の通りGoogleが提供しているツールです。Googleのアカウントさえ持っていれば、誰でも利用できます。小規模チームでも無料で利用できる点がメリットです。しかしZoomとの違い、録画ができないことがデメリットと言えなくもありません。録画など必要ない場合はこちらの利用も選択肢のひとつです。

Microsoft Teamsは、マイクロソフト社が提供しているサービスです。簡単なリモート ソリューションを必要としている企業に最適です。基本無料で使うことができますが、法人の場合は、Microsoft 365 Business Basic(540円 ユーザー/月相当)を利用する企業が多いようです。

オンライン会議を促進するツールは他にもたくさんあり、ここで上げたのは一例に過ぎません。ぜひ自社に合ったツールを選択、利用することをオススメします。

ビジネス向けチャットツール

ビジネス向けに特化したチャットツールであるSlackを使えば、いつでも、どこでも会話ができ、移動時間や場所を確保する手間やコストを削減することができます。

また、Chatworkというツールもあります。

Chatworkは、タスク管理やファイルの共有ができ、会話の中から生まれたタスクを作成、管理、情報共有ができます。依頼したタスクのやり忘れや漏れもなくなります。

社員の今の状況が見えるようになると、お互いの理解が深まり、業務の円滑化・効率化を進めやすくなります。

見積・納品・請求書管理できるクラウドサービス

見積・納品・請求書管理できるクラウドサービスはたくさんありますが、ここではMisocaを紹介します。

Misocaは、見積書、納品書、請求書の作成から送付、管理までクラウド上で行うことができます。これを使えば、面倒な請求書発行にかかる手間やコストを減らすことができます。

無料プランもありますが、月間請求書作成が5通という制限があります。5通を超える場合は有料プランを検討してみてください。

カスタマーサポートサービスの一元化

Zendeskなら、あらゆるチャネル対応を一元化できます。

顧客からの問い合わせ窓口は、メール、Webのお問い合わせフォーム、Twitter、Facebook、チャット、モバイルアプリ、電話などがあって、今まではそれぞれを立ち上げ、確認し、そのチャネルで返答する必要がありましたが、Zendeskであれば、問い合わせ内容を効率よく管理することができます。

一番安いプランで1人あたり日本円で5000円かかります。無料お試し期間もありますので、まず自分の会社に合うかどうが確認してみてください。

労務管理を一元化できるソフト

導入企業40,000社以上。労務管理に特化したSmartHRは、クラウド型の人事労務管理ソフトです。これを使えば、社員の社会保険や雇用保険、給与明細、年末調整といった労務管理をクラウド上で一元管理しながら効率化できます。

30名まで無料のプランがあるため、まず無料で導入して会社の規模拡大と共に有料プランに移行することがよいでしょう。

メール配信サービス

無料で使えるメール配信サービスMailChimp(メールチンプ)は、メール配信の自動化だけでなく、送ったメールマガジンの開封数、クリック数、クリック率、どのリンクがクリック全体の何%を占めたかといった面倒なレポートを自動化してくれます。

操作画面は英語ですが、慣れれば初心者の方でも問題なくメールを配信できます。

また、無料の範囲内でも連絡先を2,000件まで登録できるので、「とりあえず試してみたい」という方にもおすすめのツールと言えるでしょう。

送信数の上限があり、超える場合は、追加料金が請求されます。その場合は有料版を検討してみてください。

このように、IT技術は日々進歩しています。自社の事業に最新のビジネスツールを活用できないか、定期的に検討していきましょう。

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